Mehr Kommunikation und Organisation durch Software: Teams und Slack

In vielen Unternehmen hatte schon vor einiger Zeit eine neue Art von Kommunikationssoftware Einzug gehalten, mit der der Austausch in Abteilungen und Projektteams neu gestaltet wurde. Der Pionier dafür war die Software slack seit 2014, richtig weite Verbreitung fand diese Art der Kommunikation aber durch Microsoft, die ihre Software Teams zusammen mit Office 365 zur Verfügung stellen. Während Unternehmen nun die Erfahrungen mit dieser Software wunderbar für einen nahtlosen Übergang ins Homeoffice nutzen können, nutzen die meisten Arbeitsgruppen an Universitäten weiterhin nur E-Mail zum Online-Austausch. 

Anstatt von tausend kurzen Mails überflutet zu werden und diese dann zur besseren Übersicht in Ordner einzusortieren, kommuniziert man bei slack und Teams in Chaträumen. Das funktioniert ganz ähnlich, wie man das von WhatsApp und Co kennt. Allerdings haben die Chats eine erweiterte Funktionalität, die es z.B. einfacher macht, Beiträge zu verlinken und Personen hervorzuheben. Außerdem kann man Dateien anhängen, die automatisch und übersichtlich gespeichert werden. Wer in einer Arbeitsgruppe viel interagiert, sollte dies auch in Zeiten von Corona und Social-Distancing noch tun. Slack und Teams können diese Interaktionen schneller und übersichtlicher gestalten. 

Das funktioniert aber nicht nur schriftlich, sondern auch mit Audio- und Videounterstützung. So hat Teams bei Microsoft inzwischen die Rolle von Skype for Business übernommen. Stabile Videokonferenzen sind schnell aufgebaut und werden unterstützt durch Produktivitätsmerkmale wie Screensharing oder einem Whiteboard. Bei Microsoft ist durch die Integration in Office 365 zudem auch jede Word-, Excel- oder Powerpointdatei gemeinsam in den zugehörigen Onlineprogrammen bearbeitbar - bei slack erfolgt dies meist durch die Anbindung der Google GSuite. Und mittels Screensharing kann man die eigene Desktopansicht auch den anderen Konfrenzteilnehmer_innen zeigen. So kann man selbst an Spezialsoftware gemeinsam arbeiten und z.B. die Doktormutter ihren Promovierenden Einstellungen in SPSS live vormachen ohne in einem Raum sein zu müssen. 

Durch die Möglichkeit, vielfältige Informationen zu hinterlegen (z.B. in Wikis), kann auch ein gemeinsamer Wissensspeicher angelegt werden, was enorm wichtig für eng verbundene Arbeitsgruppen ist. Videokonferenzen können genutzt werden, um Vorträge zu halten, die Einbindung von Word-Online oder GoogleDocs um in Echtzeit gemeinsam an einem Paper zu arbeiten. 

Natürlich gibt es auch andere Anbieter derartiger Softwarelösungen, aber slack und Teams dominieren klar den Markt. Beide bieten eine kostenlose Einstiegsversion, Microsoft stellt die Vollversion von Teams zudem kostenlos für Bildungseinrichtungen zur Verfügung und bietet die Option der Nutzung von deutschen Servern (allerdings nicht kostenlos). Hier gibt es ein Kurzvideo zur Einführung in Teams für den Bildungsbereich: https://www.youtube.com/watch?v=Go-ij5oJFAU